Shidiq Rastafara Turin: CONTOH LAPORAN PRAKTEK KERJA INSTANSI(PRAKERIN) IPB

LAPORAN PRAKTEK KERJA INSTANSI(PRAKERIN)

“TATA CARA PEMBERIAN NOMOR SURAT KELUAR”

SERTA PENCATATAN SURAT MASUK

Di Sekretariat Eksekutif Administrasi Umum IPB

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk mengikuti laporan pertanggung

Jawaban Prakte Sistem Ganda (PSG)

Di INSTITUT PERTANIAN BOGOR

Tahun pelajaran 2011/2012

Nama :

Kelas :

Program keahlian :

Bidang keahlian :

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN

SMKNEGERI 2 BOGOR

LEMBAR PENGESAHAN DARI SEKOLAH

PRAKTEK KERRJA INDUSTRI

Laporan praktek kerja industri/ instansi (PRAKERIN) ini telah telah diperiksa dan di syahkan pada tanggal ……bulan…….tahun…….

Disahkan oleh :

Ketua program Guru pembimbing

----------------- -----------------

Mengetahui

--------------------------

LEMBAR PENGESAHAN DARI INSTANSI

PRAKTEK KERJA INSTANSI

Laporan praktek kerja industri/ instansi (PRAKERIN) ini telah telah diperiksa dan di syahkan pada tanggal ……bulan…….tahun…….

Disahkan oleh :

Pembimbing DU/DI I Pembimbing DU/DI II

---------------------- ---------------------------

Mengetahui

Koordinator SDM IPB

-------------------------

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memperkenankan kami untuk dapat menyusun dan menyelesaikan tugas laporan praktek kerja instansi (PRAKERIN) ini yang dijadikan sebagai salah satu syarat untuk mengikuti ujian nasional yang disusulkan oleh dinas pendidikan.

Laporan ini disusun berdasarkan kegiatan kami selama dua bulan mengikuti PRAKERIN di Direktorat Sumberdaya Manusia(SDM) IPB dan mencari sumber dibuku lain.

Sehubungan dengan hal itu , Alhamdulillah kami telah berhasil melakukan kegiatan di IPB di mana kami di tempatkan dalam pelaksanaan PRAKERIN , dan menangani tentang “Tata cara pemberian nomor surat keluar serta pencatatan surat masuk di Sekretariat Eksekutif Administrasi Umum IPB”. Hasil kegiatan itulah yang kini kami susun sebagai laporan akhir tugas ini.

Besar harapan kami semoga laporan ini dapat memenuhi criteria dan memberikan motivasi pada siswa-siswi SMK IBNU ‘AQIL dan menjadi siswa- siswi yang siap pakai, mandiri, dan mampu memasuki dunia usaha dimasa yang akan datang . Sebagai manusia yang mempunyai keterbatasan , kami menyadari adanya kekurangan dalam penulisan laporan ini, sehingga kami sangat mengharapkan saran dan kritik sebagai stimulus bagi kami untuk membuat laporan yang lebih baik dimasa yang akan datang.

Salam kesempatan ini, kami mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :

Kedua orang tua kami yang telah memberikan dukungan baik moral maupun material
Bapak………………selaku ketua yayasan SMK IBNU ‘AQIL
Ibu……………. Sebagai kepala sekolah SMK IBNU ‘AQIL
Ibu Dra. Rahmalia selaku guru pembimbing dari sekolah
Ibu …………………sebagai pimpinan direktorat Sumberdaya manusia.
Ibu……………………sebagai kepala bidang pengembangan sumberdaya manusia (SDM) IPB

iii

Bapak…………..sebagai coordinator Direktorat Sumberdaya Manusia sekaligus sebagai pembimbing di instansi yang telah mengizinkan kami untuk dapat melaksanakan PRAKERIN di Direktorat Sumberdaya Manusia, khususnya di bagian seksi di bidang pengembangan SDM.
Dan semua staf pegawai di direktorat sumberdaya manusia.

Semoga laporan yang kami susun dapat memenuhi syarat dan criteria yang telah diajukan oleh tim penyidang.

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Menyadari akan pentingnya mengadakan program praktek kerja instansi(PRAKERIN) sebagai factor yang mendasar dalam bidang pendidikan untuk terjun secara langsung dalam dunia kerja dengan menambah wawasan sekaligus pengalaman untuk siswa sebagai kontribusi secara langsung mengenal system kerja dengan konkrit.

PRAKERIN(Praktek Kerja Industri) dipandang perlu untuk diikuti oleh siswa-siswi kelas XI SMK IBNU ‘AQIL sebagai salah satu syarat untuk mengikuti ujian nasional dikelas XII dan dalam rangka mempersiapkan para lulusan yang siap pakai serta memiliki pengalaman kerja sehingga pada akhirnya kelak bilamana dikemudian hari terjun dan terlibat langsung dalam dunia usaha tidak mengalami kesulitan lagi.

Pelaksanaan PRAKERIN menjadi salah satu bentuk penyelenggaraan pendidikan tingkat menengah kejuruan dengan ketentuan tertentu dan yang menjadi landasan dasarnya adalah:

1.Pancasila

2. Tap MPR No.II/MPR 1993 GBHN.

3. UU No 19 tahun 1990 tentang pendidikan nasional.

4. PP No 19 tahun 1990 tentang pendidikan menengah.

5. Keputusan Mendikbud No. 0490/U/1992 tentang sekolah menengah kejuruan.

1.1.1 Tujuan Umum

Keahlian profesi adalah andalan utama untuk menentukan keunggulan keahlian profesional tenaga kerja dan yang terlibat didalamnya. Dalam proses produksi Indonesia memerlukan tenaga kerja yang ahli dan professional untuk menghadapi perkembangan ekonomi global dimasa kini. Dengan mengikuti kebijakan tersebut dan mempelajari keadaan sekarang di

Indonesia

, maka mulai tahun 1994 dilakukan sisitem “ magang”

yang merupakan kepaduan, yaitu saling mengisi dan melengkapi antara pendidikan sekolah dengan keahlian profesi yang didapat melalui kegiatan PRAKERIN di dunia usaha/instansi, sehingga PRAKERIN menjadi salah satu modal pendidikan yang efektif.

Dan beberapa tujuan umum diadakannya PRAKERIN antara lain:

Sebagai wahana untuk mempraktekkan teori-teori yang didapat di sekolah untuk di terapkan di dunia usaha.
Menyiapkan tenaga kerja tingkat menengah yang dibutuhkan oleh dunia kerja dan industri.
Memperkokoh “LINK AND MATCH “ antara dunia usaha dan sekolah.

1.1.2 Tujuan khusus

Adapun tujuan khususu diadakannya PRAKERIN adalah sebagai berikut :

Agar siswa dapat memahami dan mempunyai pengalaman kerja.
Menyiapkan siswa agar mampu mengaplikasikan kemampuan, berkompetensi tinggi dan mengembangkan diri.
Menyiapkan tamatan yang produktif dan kreatif .
Untuk menyiapkan tenaga kerja yang terampil, aktif, efisien dan produktif.

1.2 Tujuan pembuatan laporan

Berikut ini beberapa tujuan pembuatan laporan yang kami susun adalah sebagai berikut :

1. Mengaplikasikan teori yang didapat di sekolah dan praktikum yang didapat di instansi

2. Untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuan dalam memasuki dunia kerja

3. Melatih siswa agar mandiri dan terampil

4. Bagi pihak instansi untuk mengetahui pengetahuan para siswa di dalam penerapan ilmu pengetahuan yang diperoleh pada saat belajar di sekolah maupun kesiapan siswa dalam bekerja.

5. Sebagai bukti tertulis bahwa siswa telah mengikuti kegiatan praktek kerja industri(PRAKERIN).

1.3 Alasan pemilihan judul

Setelah kami melaksanakan PRAKERIN di bagian administrasi umum IPB, dengan ini kami membuat laporan akhir yang diberi judul “ Tata cara pemberian nomor surat keluar dan pencatatan surat masuk”. Adapun alasan pemilihan judul tersebut adalah sebagai berikut :

1. Di tempat kami melaksanakan PRAKERIN, kami ditempatkan di bagian administrasi umum yang menangani pencatatan tentang surat keluar dan surat masuk.

2. Kami ingin mengetahui bagaimana cara melakukan penomoran surat keluar dan menangani pencatatan surat masuk.

3. Kami ingin mengetahui perbandingan antara teori di sekolah dan praktek di lapangan.

1.4 Sistematika

Dengan ini kami membua laporan tugas ini menjadi empat bab, diantaranya sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

1.1.1 Latar belakang

1.2 1.1.2 Tujuan khusus

1.3 Tujuan pembuatan laporan

1.4 Alasan pemilihan judul

1.5 Sistematika

BAB II : URAIAN UMUM

2.1 Sejarah Institut Pertanian Bogor

2.2 Struktur organisasi IPB

2.3 Tugas pokok dan fungsi ADUM IPB

2.4 Kedisiplinan kerja

BAB III : URAIAN KHUSUS

Landasan reori

Jenis surat

Sifat dan derajat surat

Melakukan penomoran surat keluar

Tata cara

Fungsi kartu kendali

Manfaat kartu kendali

Kode dan perihal

3.5 Mengelola surat masuk
3.5.1 Pengertian

3.5.2 Proses penerimaan

3.5.3 Jenis surat

3.5.4 Penyortiran dan prioritas

3.5.5 Pendistribusian

BAB 1V : PENUTUP

Kesimpulan

Saran

LAMPIRAN-LAMPIRAN

BAB II

URAIAN UMUM

2.1 Sejarah Institut Pertanian Bogor (IPB)

Sejarah perkembangan IPB dari tahapan embrional (1941-1963), tahap pelahiran dan pertumbuhan (1963-1975), tahap pendewasaan (1979-2000), tahap implentasi otonomi IPB (2000-2005), dan menuju tahap IPB berbasis Badan Hukum Milik Negara (BHMN) yang akan dimulai pada tahun 2006. Pada tahun 2007 secara embrional IPB diharapkan siap menjadi Universitas Risert.

Tahap pelahiran dan pertumbuhan ditandai dengan berdirinya IPB pada tanggal 1 september 1963 berdasarkan keputusan menteri perguruan tinggi dan ilmu pengetahuan (PTIP) No. 92/1963 yang kemudian disyahkan oleh presiden RI pertama dengan keputusan No 279/1965. Pada saat itu, dua fakultas di Bogor yang berada dalam naungan UI berkembang menjadi 5 fakultas, yaitu fakultas pertanian, fakultas kedokteran hewan , fakultas perikanan , fakultas peternakan, dan fakultas kehutanan. Pada tahun 1964, lahir fakultas teknologi dan mekanisme pertanian.

Sesuai dengan PP No, 154 tahun 2000 organisasi IPB terdiri dari majelis wali amanat, senat akademik, dewan audit, rektor, wakil rector, dekan, wakil dekan, ketua lembaga, sekretaris lembaga, direktur, dan kepala subdirektorat. Selain itu IPB juga mempunyai direktur perpustakaan dan pemimpin unsur penunjang akademik lainnya, yaitu laboratorium, bengkel, studio, pusat informasi, kebun percobaan dan unit keamanan serta bentuk lain yang dianggap perlu. IPB juga memiliki satuan usaha komersial yang pimpinannya diangkat dan diberhentikan oleh rektor, serta bertanggung jawab kepada rektor. Sesuai dengan ketetapan MWA Nomor 55/MWA-IPB/2007, IPB juga mempunyai dewan guru besar, sekretaris eksekutif, bendahara, kantor dan program diploma.

Sejarah kepemimpinan IPB dari masa ke masa adalah sebagai berikut :

1. Prof. Dr. Syarif Thayeb (Ketua presidium IPB 1963)

2. Prof. Dr. A.J. Darman (Ketua presidium 1963)

3. Prof. Dr. Ir. Tb. Bachtiar Rifai (Rektor IPB 1964-1965 )

4. Prof. Dr. Ir. Sajogyo ( Rektor IPB 1965-1966 )

5. Prof. Dr. J. H. Hutasoit ( Ketua presidium IPB 1966 )

6. Prof. Dr. Ir. Toyib Hadiwidjaja ( Rektor IPB 1966-1971 )

7. Prof. Dr. Ir. A. M. Satari ( Rektor IPB 1971-1978 )

8. Prof. Dr. Ir. Andi Hakim Nasoetion ( Rektor IPB 1978-1987 )

9. Prof. Dr. Ir. H. Sitanala Arsjad ( Rektor IPB 1987-1996 )

10. Prof. Dr. Ir. H. Soleh Solehuddin ,M. Sc ( Rektor IPB 1996-1998 )

11. Prof. Dr. Ir. R. H. M Aman Wirakartakusumah, M.Sc( Rektor IPB 1998-2002 )

12. Prof. Dr. Ir. Ahmad Ansori Mattjik, M. Sc ( Rektor IPB 2002-2007 )

13. Dr. Ir. H.Herry Suhardiyanto,M.Sc. (Rektor IPB 2008-Sekarang)

2.2 Struktur Organisasi Institut Pertanian Bogor ( Terlampir )

2.3 Tugas Pokok dan fungsi Adminintrasi Umum ( ADUM ) IPB

Adminintrasi Umum ( ADUM ) mempunyai tugas pokok dan fungsi memberikan pelayanan bidang Adminintrasi surat-menyurat kepada sivitas akademika dengan cepat dan tepat seperti :

1. Pemberian dan penomoran surat keluar ( khusus ) Rektorat. Semua surat kelar yang ditanda tangani oleh pimpinan IPB di lingkungan Rektorat, harus diberikan nomor di ADUM Sesuai dengan tanggal. Kode surat, perihal surat. Unit kerja, dan nama pemohon .

2. Meng-arsipan surat.

Surat yang telah dikirim oleh unit kerja sesuai dengan tujuan surat dan unit kerjanya untuk memberikan surat tersebut ke ADUM sebagai Arsip.

Pengarsipan inilah yang akan dikembangkan di ADUM menjadi arsip surat secara “ elektronik “.

3. Menerima surat dinas dan pribadi dari instansi di luar IPB melalui : Pos, Giro, Titipan Kilat ( TIKI ), Bank, dan instansi pemerintah maupun swasta .

4. Mendistibusikan surat masuk ke unit kerja di lingkunga IPB .

Khusus surat yang datang dari luar dan ditujukan untuk pimpinan IPB, seperti : Rektor, Wakil Rektor, dan Direktorat diantar langsung oleh petugas ADUM.

Sedangkan surat yang ditujukan untuk fakultas, pendistribusiannyan dilakukan memperginaka Box surat yang tersedia dan diambil oleh petugas masing-masing fakultas.

Semua surat yang di distribusikan ke unit kerja harus diagendakan terlebih dahulu, sebagai alat control di ADUM.

2.4 Kedisiplinan kerja

1. Melakukan tugas dengan baik

2. Mentaati peraturan yang berlaku

3. Datang dengan tepat waktu

BAB III

URAIAN KHUSUS

Landasan Teori

Pengaturan tata persuratan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional merupakan bagian dari kegiatan ketatalaksanaan. Pedoman tata persuratan tersebut telah diatur dalam Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 42 tahun 2006

Pengertian

Surat adalah suatu alat untuk menyamaikan informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau pejabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun jabatan dalam organisasi.

Tujuan Menulis Surat

1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain.

2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan, tanggapan, balasan, yang disampaikan.

3. Menperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah pengertian.

3.4 Fungsi Surat

1. Tanda bukti tertulis yang otentik

2. Pedoman

3. Alat pengingat atau berfikir

4. Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.

3.5 Penggolongan surat

a. Menurut wujudnya :

1. Surat bersampul

2. Memo dan nota

3. Kartu pos

4. Surat tanda bukti

5. Telegram

b. Menurut sifat isi :

1. Surat pribadi

§ Surat pribadi kekeluargaan

§ Surat pribadi setengah resmi

2. Surat dinas

§ Surat dinas pemerintah

§ Surat dinas swasta

3.6 Sifat dan derajat surat

a) Surat sangat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi serta hanya dapat diketahui oleh orang yang berhak menerimanya.

b) Surat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan yang khusus serta hanya dapat diketahui oleh orang yang berwenang dan yang ditunjuk.

c) Surat terbatas adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan biasa serta hanya dapat diketahui oleh orang yang berwenang saja.

d) Surat biasa merupakan surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.

3.7.1 Melakukan penomoran surat keluar

3.7.2 Tata cara pemberian nomor surat keluar

a. Mengangkat telepon dengan segera bila telepon berdering

b. Menggunakan bahasa yang baik, sopan, dan tepat

c. Menyapa telepon dengan sebutan ibu atau bapak

d. Kemudian tanyakan kode, perihal surat keluar, nama penelepon, dan dari unit kerja mana. Setelah itu dicatat dikartu kendali, kemudian diarsipkan kedalam komputer.

3.7.3 Fungsi kartu kendali

a. Sebagai pengendali surat masuk dan keluar

b. Sebagai alat pelacak lokasi surat.

c. SEbagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses

d. Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi

3.7.4 Manfaat menggunakan kartu kendali

a. Lebih efesien dibanding agenda

b. Dapat membedakan sifat surat (Penting, biasa, rahasia) karena lembarnya berbeda.

c. Menghilangkan pecatatan yang berulang

d. Mudah melacak lokasi surat yang diproses.

e. Memudahkan penyusunan arsip.

f. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.

3.8 Mengelola surat masuk

3.8.1 Pengertian

Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi khususnya Administrasi Umum(ADUM) biasanya menggunakan kurir instansi, kurir kantor pos, po box kantor.

3.8.2 Proses penerimaan surat masuk

a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

b. Meneliti ketepatan alamat si pengirim

c. Mengklasifikasikan surat sesuai dengan jenisnya

d. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

3.8.3 Jenis-jenis surat

a. Surat dinas adalah suart yang berasal dari perorangan atau perusahaan yang ditujukan kepada perusahaan.

b. Surat niaga adalah biasanya berisikan iklan atau brosur.

c. Surat pribadi adalah surat yang sifatnya tidak boleh atau tidak baik dibaca oleh orng yang bukan berkepentingan.

d. Surat rahasia adalah suart yang tidak boleh dibaca langsung oleh unit kearsipan tetapi harus disampaikan kepada yang berhak.

3.8.4 Penyortiran dan preoritas pengelolaan surat masuk

a. Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisah-misahkan surat, untuk pengolahan lebih lanjut, sedangkan

b. Prioritas pengelolaan surat masuk dapat diuraikan, yaitu : setelah kegiatan memisah-misahkan surat selesai, maka sebelum di distribusikan surat terlebih dahulu dicatat kedalam agenda dan mengarsipkan agenda surat mengunakan failing cabinet ataupun computer.

3.8.5 Pendistribusian atau penyampaian surat

Tugas ini dilakukan oleh petugas pengarah / ekspedisi.

Tugasnya yaitu :

a. Surat yang berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi intern.

b. Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pimpinan yang bersangkutan. Buku ekspedisi diparaf sebagai tandan surat telah diterima.

c. Petugas pengarah / ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari pelaksanaan prantek kerja instansi (PRAKERIN) akhirnya kami dapat menyimpulkan dari sebagian kegiatan yang telah kami laksanakan, adalah sebagai berikut :

1. Bila melakukan penomoran surat keluar dengan telepon, maka komunikasi antara komunikan dan komunikator harus dilakukan dengan jelas dan teliti, agar tidak ada kekeliruan dalam melakukan penomoran.

2. Untuk memudahkan melakukan penomoran surat keluar di ADUM IPB, maka disetiap unit kerja telah diberi instalasi jarinagn telepon yang telah diberi nomor ekstension dan dapat diakses atau dihubungi untuk memudahkan komunikasi penomoran.

3. Surat yang masuk melalui lembaga-lembaga tertentu ke lingkungan IPB, kemudian diagendakan dengan dua cara :

a. diagendakan atau dicatat ke dalam masing-masing buku agenda surat masuk.

b. Setelah diagendakan , kemudian di entry kedalam computer.

4. Pendistribusian surat diluar kantor Direktorat IPB dilakukan oleh petugas masing-masing fakultas.

4.2 Saran

1. Saran untuk sekolah

Untuk memudahkan siswa siswi SMK IBNU ‘AQIL dalam melaksanakan PRAKERIN pihak sekolah harus :

a. Menjalin hubungan lebih baik dengan pihak perusahaan atau instansi, agar siswa siswi SMK IBNU ‘AQIL dapat dengan mudah mencari tempat PRAKERIN.

b. Membentuk panitia yang berpengalaman dan bertanggung jawab, agar pelaksanaa PRAKERIN dapat berjalan dengan lancer.

c. Dalam penyusunan laporan praktek kerja industri, hendaknya guru pembimbing lebih memperbanyak pembinaan kepada siswa agar siswa tidak mengalami kesulitan dalam penyusunan laporan.

2. Saran untuk perusahan atau intansi

a. Kedisiplinan lebih ditingkatkan dalam jam masuk kerja.

LAMPIRAN-LAMPIRAN